A metodologia de Processos é composta de 6 etapas, totalmente integradas para garantir o sucesso da implementação, fazendo com que o processo desenhado seja o mais adequado à realidade da sua empresa:
1. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL
O objetivo é entender como são os processos da empresa e seu funcionamento, e identificar oportunidades de melhoria. As principais perguntas a que respondemos nesta etapa são:
- Como é o desenho do processo atual?
- Quem são os responsáveis pelo processo? Quais são os pontos críticos para o negócio?
- Quais são as dificuldades do processo atual? Como estão os indicadores?
- Como funciona o fluxo de informações?
- Como funciona o ERP?
- A estrutura atual é adequada aos processos da empresa?
- Quem são os fornecedores e clientes dos processos?
- Há pontos de controle no processo atual?
- Quais são os pontos de ruptura?
- O processo atual atende à estratégia da companhia?
Os produtos finais desta etapa são:
- Entendimento da situação atual, com o mapeamento do processo e compreensão do negócio
- Levantamento das expectativas de cada área com relação ao novo processo
- Visão dos principais problemas nos processos
- Visão das necessidades de alteração no organograma
2. IDENTIFICAÇÃO DE GAPS E OPORTUNIDADES
O objetivo é identificar os "gaps" nos processos executados, bem como as sugestões para a criação de um processo único a ser executado. As principais perguntas a que respondemos nesta etapa são:
- Quais os principais problemas que a empresa enfrenta?
- Para os gaps identificados, quais são as sugestões de melhoria destes processos?
- Para estas sugestões, há algum impedimento para sua implementação (por exemplo, políticas internas, questões legais ou fiscais, sistemas de TI utilizados etc.)
- Existem pessoas no mercado que realizam o mesmo processo de forma mais eficiente. Como?
Os produtos finais desta etapa são:
- Lista de gaps de processos identificados
- Análise de benchmarks internos e de outras empresas
- Sugestão de oportunidades de melhoria dos processos
3. VALIDAÇÃO DAS OPORTUNIDADES
O objetivo desta etapa é validar e discutir com a empresa todas as oportunidades levantadas durante o mapeamento. Nesta etapa, respondemos a perguntas como:
- A legislação permite que se vá por este caminho?
- O que precisa ser feito para implementar esta oportunidade?
- O sistema permite que se implemente a solução sugerida?
- Todos os envolvidos entendem que o caminho escolhido é o melhor para a empresa?
Os produtos finais desta etapa são:
- Oportunidades validadas
- Comprometimento, envolvimento e identificação do responsável de cada área
- Sugestão de novo fluxo do processo, com identificação dos responsáveis
- Desenho inicial da nova estrutura (Organograma)
4. DESENHO DO NOVO PROCESSO
O objetivo é desenhar novos processos que atendam a todos os requisitos técnicos da empresa e estejam alinhados com todas as áreas. Esta etapa deve responder às seguintes questões:
- Quais são as atividades necessárias para executar cada processo?
- Quais os requisitos de sistemas necessários para esta implementação?
- Quais são as áreas/atividades impactadas?
Os produtos finais desta etapa são:
- Novo processo desenhado e validado pela empresa, com atividades, inputs, outputs, responsáveis e indicadores Lista de requisitos de sistemas
5. ESTRATÉGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO
Nesta etapa, iremos definir a melhor forma de implementar os novos processos dentro da empresa. Isto é feito respondendo a perguntas como:
- Como as pessoas irão tomar conhecimento das mudanças?
- Como as pessoas serão selecionadas para os novos departamentos?
- Como as pessoas serão treinadas nas novas funções?
- Qual o grau de customização necessária em cada um dos sistemas?
- Como é o suporte?
- Por quais processos se inicia, a implementação? Quais são os processos mais críticos?
- É melhor iniciar pelo processo e, em seguida, entrar com a tecnologia? Ou é melhor iniciar os dois ao mesmo tempo?
Os produtos finais desta etapa são:
- Cenário de implementação definido
- Plano de implementação dos novos processos com prazos e responsáveis
- Plano de implementação dos requisitos de sistemas
- Estratégias de seleção de candidatos
- Plano de comunicação
- Plano de treinamento
6. IMPLEMENTAÇÃO
Nesta etapa, iniciaremos a implementação do processo de acordo com o plano estabelecido. Perguntas a serem respondidas nesta etapa:
- Quem fará parte da estrutura?
- Como será o modelo de governança?
- Como medir o desempenho dos novos processos?
Os produtos finais desta etapa são:
- Novo processo implementado e em funcionamento
- Requisitos de sistemas implementados (ou em fase final de implementação)
- Implementação das medidas de desempenho
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