A metodologia de Strategic Sourcing da INTEGRATION é composta de 6 etapas, totalmente integradas para garantir o sucesso na definição da estratégia da área de Suprimentos. As quatro primeiras etapas estruturam o processo de Strategic Sourcing e as 2 últimas garantem a sustentabilidade do modelo.
1- ANÁLISE DO PERFIL DAS FAMÍLIAS DE MATERIAIS E SERVIÇOS
O objetivo desta etapa é definir a matriz estratégica de compras da empresa, classificando todas as famílias de itens de acordo com a impotância para o negócio e sua dificuldade de obtenção. Algumas das perguntas respondidas nesta etapa são:
- Quanto cada família representa do total de compras?
- Em caso de falta de itens de uma família, quais as atividades da empresa que são prejudicadas? Estas atividades são críticas
- Quais as famílias que necessitam de algum tipo de regulamentação no fornecimento?
- Qual o nível de esforço para substituir fornecedores de cada família?
- Qual o poder de negociação com os fornecedores de cada família?
Os produtos finais desta etapa são:
- Entendimento claro da importância e da dificuldade de obtenção de cada uma das famílias de itens
- Criação da matriz estratégica de compras, agrupando as famílias de acordo com a importâcia e a dificuldade de obtenção dos itens
2- DESENVOLVIMENTO DA ESTRATÉGIA DE SUPRIMENTOS
Diversas técnicas de compras podem ser utilizadas, mas nem todas técnicas são adequadas para todas as famílias de itens. Com base no conhecimento da matriz estratégica de compras, devemos responder a perguntas como:
- Para quais famílias posso concentrar volume, por meio da redução do número de fornecedores? E de compras conjuntas com outras BUs?
- Para quais famílias posso padronizar as especificações?
- Qual a facilidade de comparação de custos entre fornecedores?
- Qual o impacto da automatização do processo de compras?
Os produtos finais desta etapa são:
- Elaboração da matriz de atratividade que classifica todas as ações que podem ser tomadas de acordo com a facilidade e impacto de implementação
- Definição das ondas de implementação das iniciativas de acordo com a matriz de atratividade
3- PREPARAÇÃO DA IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA
Nesta etapa do projeto são detalhadas todas as ações para cada uma das famílias de produtos que serão trabalhadas. Precisamos responder a perguntas como:
- Quais fornecedores existem no mercado?
- Quais informações do mercado fornecedor precisamos ter?
- Qual a estratégia de compras a ser utilizada?
- Quais são as metas que devem ser buscadas?
Os produtos finais desta etapa são:
- Detalhamento da estratégia de compras por família de produto
- Definição do plano de implementação
4- IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA DE SUPRIMENTOS
A implementação da estratégia será a colocação em prática do plano estabelecido. A busca de fornecedores adequados se dará por envio de RFIs e RFPs ao mercado. Precisamos responder a perguntas como:
- A estratégia definida é viável de ser implementada?
- Quais são os ajustes necessários?
- As metas estabelecidas serão atingidas?
Os produtos finais desta etapa são:
- Definição dos fornecedores
- Negociação
- Fechamento de contratos
5- PROCESSOS, INDICADORES E POLÍTICAS
A estruturação do processo de Compras é fundamental para que a área possa trabalhar de maneira diferente. O processo deve buscar a redução do trabalho operacional e a facilidade de integração com os usuários. Os indicadores de desempenho devem ser definidos de tal forma a permitir o monitoramento do processo e das metas da área de Suprimentos. Nesta etapa do projeto, precisamos responder a perguntas como:
- Quais são as modalidades de compras que serão utilizadas para cada grupo de produto?
- Como garantir a agilidade do processo sem perder o controle necessário?
- Quais são as ferramentas necessárias?
- Quais são os indicadores de desempenho do processo?
Os produtos finais desta etapa são:
- Desenho do processo de Compras
- Definição dos indicadores de desempenho
- Definição dos requisitos de sistemas / ferramentas necessárias
6- ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E PERFIL DA EQUIPE
A estrutura da área de Compras será definida em função da estratégia de Suprimentos, Políticas e Processos estabelecidos. A viabilização da estrutura se dará pela composição adequada da equipe de Suprimentos. Nesta etapa do projeto, precisamos responder a perguntas como:
- Qual é o desenho final da estrutura organizacional?
- Quais são as competências necessárias?
- Qual é o perfil esperado para cada profissional?
- Como está a adequação dos profissionais em relação às competências?
Os produtos finais desta etapa são:
- Desenho da estrutura de Suprimentos
- Definição da matriz de competências
- Avaliação do perfil atual e "gaps"
- Plano de potencialização das competências
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